Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych pracownika oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy przewiduj ą przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia MIPS z dnia 20.05.1996 r. (Dz.U nr 62 poz. 286). W myśl ww. rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika. Tymi podstawowymi dokumentami między innymi są:

- umowa o pracę,

- świadectwo pracy,

- świadectwo lekarskie o zdolności do pracy,

- zaświadczenie o przeszkoleniu pracownika pod względem BHP i ryzyka zawodowego na stanowisku pracy i na terenie zakładu pracy,

- ewidencja zatrudnionych pracowników,

- lista obecności,

- plan urlopów,

- rejestr wydanej odzieży roboczej i środków ochrony osobistej,

- rejestr zwolnień lekarskich,

- rejestr wypadków przy pracy,


UWAGA !

        Zgodnie ze zmienionym przepisem art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, a pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2004 r. nie później niż do końca czerwca br o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy, musi poinformować dodatkowo każdego pracownika o pracy w porze nocnej, miejscu i terminie wypłaty wynagrodzenia, sposobie potwierdzenia obecności w pracy oraz usprawiedliwieniu nieobecności.
Pisemne potwierdzenie informacji musi znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Chociaż z art. 29 § 3 Kodeksu pracy nie wynika to wprost, uznaje się jednak, że obowiązek aktualizowania informacji w czasie trwania stosunku pracy istnieje.